Kommunerne er i stor stil begyndt at bruge Power BI til at visualisere og præsentere deres data. Kombinationen af stor brugervenlighed og letheden ved at forbinde til mange forskellige datakilder gør, at man på kort tid kan lave en rapport eller et dashboard uanset om datakilden hedder EOJ-system, FLIS eller et Excel-ark. Når man er i gang, kan man dog hurtigt møde en række udfordringer, og spørgsmålene melder sig. Hvordan sørger man for, at data altid er opdateret, og slutbrugerne kun ser det, de skal? Hvordan opbygger man kompetencerne til Power BI internt i kommunen? Hvor skal man starte, hvis man vil have både ledelse og medarbejdere til at bakke op?
Nedenfor er et par tips, der forhåbentlig kan hjælper jer godt i gang med Power BI.
Find nogle hurtige succeser
Inden jeres Power BI-projekt kan komme i gang, skal I have koordineret på tværs af forvaltninger, der skal opsættes møder med chefer og diskuteres regnemetoder, og det skal forbi direktionen til godkendelse. Før Power BI overhovedet er blevet tændt, har processen stået på i et par måneder, og ingen har set skyggen af en rapport. Afklaring af begreber og regnemetoder har stor værdi for et ledelsesinformationsprojekt. Det kan ofte virke fristende at tage fat på de sværeste dataområder først. Ofte er det også her datakvaliteten er værst, og processen tager længst tid. Start derfor med at finde steder med mulighed for hurtige sejre. Det kan være at datakvaliteten på beskæftigelsesområdet er god, og kompetencerne er til stede. Det kan også være, at man har indsamlet en masse data om byggesagsbehandling, ghettoområder eller telefonkøer, der bare ikke er præsenteret eller visualiseret. Med nogle hurtige succeser vil I få ambassadører rundt omkring i organisationen, og der går ikke måneder før jeres nye produkt har leveret værdi.
Læs også: Power BI-kommuner vinder med data
Styr på infrastrukturen
Personerne med ansvar for analyser i en kommune vil ofte have et helt eller delvist ansvar for, at GDPR-reglerne er fulgt. En ordentlig infrastruktur sikrer, at man let kan dele rapporter sikkert med sine kolleger uden at komme i GDPR-problemer. Hvis infrastrukturen samtidig sikrer, at data automatisk bliver opdateret, kan man frigøre ressourcer ved at slå en masse manuelle processer ihjel. Uanset størrelse på dit Power BI-projekt kan det være en god idé at tegne dataflowet op. Det kan være på papir, et whiteboard eller i en PowerPoint-præsentation. Hvad er kilden til data? Hvor skal data opbevares? Hvem skal kunne tilgå data, og hvordan udstilles det for slutbrugerne? Når du kan svare på de spørgsmål, bliver det lettere at finde ud af de rette værktøjer til at sikre en god infrastruktur. Flere og flere kommuner ønsker at se sammenhængene på tværs af f.eks. social- og beskæftigelsesområdet, da udfordringerne på disse områder presser kommunekassen. Det er let at identificere borgeren og sætte data sammen fra flere systemer. En god infrastruktur skal garantere, at dette kan gøres sikkert, men også at der gennemsigtighed og tillid til datagrundlaget, så medarbejdere på tværs af forvaltninger har ét datagrundlag, og gode analyser ikke går til spilde, fordi man ikke stoler på sin egne data.
(Her kan du downloade Microsofts ikoner, der kan hjælpe med at illustrere et dataflow: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=41937)
Find nogle Power BI-venner
Uanset om I allerede er blevet ferme Power BI-brugere, eller I tager de første skridt for at komme i gang, så er det en god idé at etablere eller finde et netværk af Power BI-brugere, hvor I kan dele erfaringer, diskutere udfordringer og give hinanden lektier for. Hvis man finder eller etablerer et netværk med et højt ambitionsniveau, vil kompetenceniveauet lynhurtigt stige blandt deltagerne. Det kan være en idé at tematisere sine netværksmøder, så man over tid kommer godt rundt i Power BI’s funktionaliteter. Nogle forslag til temaer kunne være:
- Best practice visualisering: Hvordan fremstiller du bedst din data?
- Sikkerhed og GDPR: Power BIs muligheder for at understøtte dette
- Træning og udbredelse: Tips og tricks til at få man kollegaer med på Power BI-vognen
- Datadrevet kommune: Kommunens strategi med ledelsesinformation, data og Power BI
Netværket kan være internt i jeres afdeling, med andre i kommunen, sammen med nabokommuner eller sågar med virksomheder, der også bruger Power BI. I vil lynhurtigt finde ud af, at udfordringerne, man støder på som BI-medarbejder, er overraskende ens, selvom datagrundlaget det ene sted hedder salg og ordrebog og det andet sted hedder borgere og kontoplan.
Har du spørgsmål?
Hvis du har spørgsmål eller tænker, at tiden er inde til et uforpligtende kald eller møde, kan du kontakte os på info@inspari.dk eller +45 70 24 56 55. Vi ser frem til at høre fra dig.
Øverige relevante links:
