<img src="https://track.adform.net/Serving/TrackPoint/?pm=268420" width="1" height="1" alt="">

Sådan vinder Power BI-kommuner med data

6 min. læsetid
19. februar 2020 Skrevet af: Frederik Gjørup Del med en ven     

Microsoft Power BI vinder ind som kommunernes – og markedets - foretrukne BI- & analyseværktøj. Med Power BI som en del af Microsoft Power Platform, er der nu endnu mere værdi at hente i data. Her får du inspiration til, hvordan du kan sætte handling bag data i din kommune og ikke mindst automatisere tidskrævende, manuelle opgaver. 

Høst de lavthængende datafrugter

I sidste uge var jeg ude og holde et Power BI-kursus for en kommune. En af deltagerne havde til opgave at holde styr på udgifterne til it-licenser. I et excel-ark havde han alle medarbejdere med stillingsbetegnelse, arbejdsopgaver og gældende licenser. Vi loadede det ind i Power BI for at skabe et overblik. Med en relativt simpel udregning kunne han bruge de informationer til at fastlægge, om medarbejderne havde unødvendige licenser knyttet til sig. Dem var der 800 af, og prisen for hver var 1600 kr om året. Det er 1,28 mio.kr. i lavthængende besparelsesfrugter. De kan høstes, uden at en enkelt borger vil mærke en forringelse. Og det skal understreges, at der kun blev kigget på et udsnit af kommunens samlede it-licenser.

Ved at knytte information om medarbejdernes placering i organisationen kunne man hurtigt finde ud af, hvor det største potentiale var. Sandheden for mange kommuner er, at den øgede digitalisering har betydet flere licenser og enheder med abonnementer eller lignende. Bruger man ikke data til at danne sig et overblik, risikerer man at misse besparelser som denne.

Automatiser jeres opfølgning

Power BI tilhører Microsoft Power Platform. Hvis man som kommune for alvor ønsker at løfte sin brug af data i organisationen og samtidig automatisere sine manuelle opgaver, så tag et kig på Power Automate. Her kan man opsætte flows med automatiserede regler, der f.eks. forbinder Power BI, Outlook, SharePoint eller sågar Gmail.

Her får du 3 eksempler på, hvordan man kunne bruge det i en kommune:

  • Giv en besked til den ansvarlige person fra it-afdelingen, hver gang en medarbejder i kommunen får en unødvendig licens.
  • Send en sygefraværsrapport til chefen for et plejedistrikt, hver gang sygefraværet krydser en kritisk grænse.
  • Få mails fra borgere ind i et datasæt, så I kan holde styr på svartider.

For de fleste kommuner ville ovenstående eksempler ikke kun øge brugen af data. Det ville også kunne frigøre hænderne for den manuelle opfølgning og samtidig sikre et konsekvent fokus på jeres vigtigste KPI’er. Det kunne for eksempel være at nedbringe sygefraværet og administrationsomkostningerne.

Skab handling blandt dine brugere

Microsoft Power Apps er næste produkt i række på Microsoft Power Platformen. Som navnet indikerer, er det Microsofts program til at bygge apps. Selvom det måske lyder avanceret, er det faktisk let at bygge apps, der kan fungere på mobilen, tablets eller inde i en Power BI-rapport. Power Apps kan skrive data ned til en database. Derfor kan det bruges til at skabe ny data og fjerne manuelle registreringer i et Excel-ark.

Her er 3 eksempler på Power Apps, der kunne give værdi i en kommune:

  • Lav en app, der gør det muligt at fjerne og tildele it-licenser. Så kan modtagerne af en mail fra Power Automate hurtigt få ændret til det rette licensniveau.
  • Optimer jeres vagtplanlægning og vikarbrug ved selv at putte værdier som fx forventet sygefravær ind i et forecast.
  • Kommenter på rapporter med budgetopfølgning og sygefravær og få det direkte ind i rapporterne. Det er muligt med en app, der gør det muligt at kommentere tilbage til data

Læs mere om Microsoft Power Platform

Du kan læse mere og se webinaret om Microsoft Power Platform på inspari.dk/powerplatform

Interesseret i mere? 

Hvis du søger hjælp til at komme godt i gang, er mine kolleger og jeg klar til at hjælpe dig. Vi har allerede hjulpet en række virksomheder godt i gang med Microsoft Power Platform, og vi kan også hjælpe dig.

Hvis du har spørgsmål til blogindlægget eller andet omkring data og kommuner, så tag gerne fat i Frederik Gjørup Nielsen, Consultant, frni@inspari.dk / +45 61 95 66 62. 

Nyttige links: