<img src="https://track.adform.net/Serving/TrackPoint/?pm=268420" width="1" height="1" alt="">

Budgettet er snart færdigt, hvor længe holder det?

8 min. læsetid
26. november 2020 Skrevet af: Christian Frøjk Del med en ven     


Hvad er status på budgettet for 2021? Har du allerede fået det godkendt, afventer du, eller har du fået budget-træthed af en langtrukket proces?

2020 har for de fleste ikke udviklet sig som forventet ved årets start, og tiderne har ikke stabiliseret sig. Så hvad bringer fremtiden? Og kommer budgettet til at holde?

2021 vil kræve en løbende vurdering af, om budgettet holder og givetvis også kræve flere runder med forecast eller estimater. hvis du først lige fået vejret efter seneste runde, kan det virke som en stor og tidskrævende opgave at skulle i gang igen. Derfor kan du her hente konkrete råd til, hvordan du kan gøre næste budgetproces mere effektiv og fleksibel - og en langt bedre oplevelse.

Vælg et stærkt værktøj

At drive en budgetproces med at forberede inputark, kommunikere med brugere, indsamle input, validere bidrag, regne det hele sammen og >>indsæt selv mere<< er ofte en personafhængig og tidskrævende proces – særligt uden et værktøj til rådighed.

En proces, der bliver håndteret i Excel, vil ofte være tidskrævende, sårbar og meget personafhængig. Man kan derfor risikere, at man ikke ønsker at lave et nyt rul på budgettet, fordi processen er for tung, på trods af at budgettet ikke længere er aktuelt.

Når du gør din budgetproces mere effektiv og fleksibel i et moderne værktøj, kan du åbne for hyppigere rul og bruge din tid rigtigt. Både IBM Planning Analytics og Workday Adaptive Planning har gratis prøveversioner.

Hvis du ige nu tænker, at et værktøj i sig selv aldrig har været løsningen på alle svar, så har du selvfølgelig ret. Det starter med et behov og et ønske om at gøre det hele smartere.

Lav en god datamodel

Sikkerhed i datahåndteringen handler både om, at logikkerne regner rigtigt, fx hvis du budgetterer med drivere, og at de rette data vises til de rette brugere. Det kan være afdelingsøkonomi, men også løndata, der ofte betragtes som mere følsomme.

En god datamodel er understøttet af et workflow og har integration til de rette kildesystemer, fx ERP og løn, som bringes ind i budgettet til sammenligning eller som fremskrivningsgrundlag. Du får derfor automatisk indhentet de relevante data/oplysninger fra dine forretningssystemer og samlet dem i en sikker model. Så slipper du også for manuelt at behandle og validere tallene.

Stil de rette spørgsmål til de rette mennesker

Det kan være svært at give et godt bud på fremtiden, men en vigtig forudsætning for et retvisende bud er at spørge de rette mennesker.

Men hvem skal du så spørge?

Det varierer fra arbejdsplads til arbejdsplads. For nogle er det produktionsfolk, for andre indkøbere eller sælgerne, der har den bedste fornemmelse for, hvad fremtiden bringer.

Udover at spørge de rette mennesker, skal du også spørge om det rigtige. For eksempel er det nogle gange bedst blot at spørge salgsstyrken om deres top 20 kunder i stedet for at drukne i vurderingen af alle kunder.

Når du får det rette input fra de rette mennesker, undgår du at spilde tid på områder, der ikke er kritisk for udviklingen eller ikke har ændret sig siden sidste planlægning.

Version a, b, c eller …. måske en kombination?

Det kan være svært at lave én budgetversion, når omgivelserne er usikre, og man har brug for at lave flere forskellige versioner for at kunne vurdere, hvilken vej man skal gå.

Skal du fx igangsætte nye initiativer, som kan få betydning for udvikling, produktion, markedsføring, ansættelser og omsætning? Før budgettet er lavet, og alle områder er vurderet, kan det være vanskeligt at vurdere om et initiativ skal sættes i gang.

Her opstår behovet for flere scenarier eller ”what if”-betragtninger, som ofte kræver mere af processen og versionsstyringen, end en ensporet budgetlægning rummer. Mange oplever også, at ajourførte overbliksbilleder undervejs i processen er vigtige for at kunne lave justeringer til planlægningen.

For at opnå en reel forretningsværdi af dine forskellige planer skal du have en høj grad af gennemsigtighed i din planlægningsmodel. Det kan være i form af klare og gennemskuelige regler/logikker, men også fleksibilitet. Det giver dig mulighed for at gennemregne hele planen undervejs i processen, så du får de bedste rammer til at holde styr på alternative versioner.

Følg op gennem handlinger

Når budgettet er godkendt, og opfølgningen begynder, skal du holde fokus. Du kan ikke ændre på historien, men det er vigtigt at forstå den for at kunne igangsætte de rette initiativer. Derfor skal opfølgningen dels skabe indsigt i eventuelle afgivelser og dels sikre, at du agerer bedst muligt herfra.

Indsigt i afgivelser omfatter, at du kan sammenholde det realiserede med det planlagt. Det kan fx være svært at sammenholde aggregerede, planlagte tal med detaljerede, realiserede tal, hvis ikke nogen kan forklare forventningerne i de planlagte tal. Her vil muligheden for at skrive kommentarer direkte i budgettet være en stor hjælp, og det vil et moderne værktøj kunne gøre.

At sikre igangsættelse af ønskede indsatser kan blandt andet omfatte strukturet tilgang til angivelse af initiativer, udarbejde alternative planer for enkelt områder og en målrettet opfølgningsproces.

Du skal sikre, at opfølgningsprocessen og dit værktøj gør dig i stand til at forstå afvigelser og handle fremadskuende, så du kan igangsætte netop de aktiviteter, som får dig i mål. Gode rammer for en handlingsorienteret opfølgning omfatter både en proces og et værktøj til struktureret at identificere handlinger og over tid at følge op på dem.

Mine 5 gode råd til dig

  1. Vælg et moderne og fleksibelt værktøj, som passer til jeres forretningsmodel og kompleksitet.
  2. Få styr på dine data og integrationer til forretningssystemer, så alt databehandling kan sker automatisk.
  3. Involver de rigtige mennesker og arbejd med de primære drivere, der betyder noget. Lad resten være.
  4. Udnyt fleksibiliteten til scenarieanalyser, så I kan træffe bedre beslutninger i omskiftelige situationer.
  5. Se fremad i dine tal, og omsæt din forventninger til konkrete handlinger og værdiskabende initiativer.

Spørg bare mig

Hvis du søger inspiration fra andre, der har taget et moderne værktøj i brug, hiver du bare fat i mig. Mit navn er Christian, og jeg hjælper økonomiafdelinger med automatisering og optimering af processer. Fang mig på chfr@inspari.dk

Du kan også hente mere inspiration her: