<img src="https://track.adform.net/Serving/TrackPoint/?pm=268420" width="1" height="1" alt="">

Guruens 10 tips til Power BI

10 min. læsetid
21. juni 2019 Skrevet af: Søren Christian Søndergaard Poulsen Del med en ven     

Er det på tide at organisationer får en self-service BI Manager? En self-service BI-arkitekt? En self-service BI-koordinator? Eller dræber det selve konceptet om self-service? Self-service BI-værktøjet Power BI har virkelig gjort sit indtog i organisationerne. Microsofts freemium model på Power BI har fjernet alle barriererne for at komme i gang, værktøjet er nemt at bruge, og hvis brugeren i den forlængelse har nogle spørgsmål, findes der efterhånden så meget hjælp online, at man sjældent skal lede længe efter svar. Men hvorfor så skrive en artikel med 10 tips til Power BI, hvis det er så nemt at bruge? Det og meget mere får du svaret på her.  

Undgå Power BI anarki
Svaret er, at når det er meget nemt for nogle, bliver det nogle gange svært for andre. Har man i organisationen ikke aftalt nogle konkrete og fælles spilleregler for brugen af Power BI, kan letheden i anvendelsen hurtigt blive vendt til en negativ oplevelse i form af upålidelige data, dobbeltarbejde, ekstra support fra BI-afdeling og Power BI-rapporter, der flyder uhensigtsmæssigt rundt i organisationen - blot for at nævne et par af de potentielle udfordringer. Power BI kan nemlig bruges som rent front-end værktøj, men ligeledes til at lave datamodeller og hente data ud fra kildesystemerne.

Et Power BI-kursus er derfor en god start, så I kan lave de nye, fælles spilleregler, som sikrer, at I også om 1, 2 og 3 år har et Power BI-setup, der skaber værdi for jer som organisation -  men først de 10 tips!

1| Hvem skal supportere jeres Power BI løsning?

Jeres Power BI-løsninger kommer forhåbentligt til at flyde rundt i organisationen. Nogle Power BI-løsninger udvikles af jeres BI-team, mens andre Power BI-løsninger udvikles i de forskellige afdelinger. Det er specielt sidstnævnte, som I skal gøre jer nogle overvejelser omkring. For jo flere lokale Power BI-løsninger, der produceres og bruges, jo større support vil der efterfølgende komme på løsningerne.

Gør det så nemt som muligt for brugerne at finde svar på de spørgsmål de måtte have.

Overvej at inddrage BI- teamet eller jeres it-supportere til at kunne supportere løsningen af mere teknisk karakter.

2| Hvor og hvordan vil I dokumentere løsningen?

Dette punkt er super kedeligt, men ekstremt vigtigt for at sikre en nem vedligeholdelse af Power BI-løsningerne samt minimere supporten.

  • Hvor skal dokumentationen være tilgængelig inkl. format (fildrev, intranet, som et dashboard, kode kommentarer, word-dokument, indbygget i front-end).
  • Hvad skal dokumenteres? (den brugervendte, den tekniske, formler, definitioner, how-to-use ..)
  • Hvem skal dokumentere?
  • Hvornår skal det dokumenteres?
  • Skal noget dokumenteres automatisk - data lineage?

Når I gør sådan, ender I heller ikke i en situation, hvor en kollega stopper og ingen ved, hvad der er lavet i den enkelte Power BI-model.

3| Hvordan sikrer I, at jeres Power BI-datasæt og -modeller overholder GDPR?

Hvis datamodellerne og Power BI-rapporterne for alvor begynder at flyde rundt i organisationen, er GDPR ekstremt relevant at tage stilling til.

Hvordan kan I sikre, at når I arbejder med GDPR-relaterede data, at I nemt kan overholde GDPR, når data måske pludselig ligger i en fil på det lokale skrivebord? Kan I bruge description felterne i DAX til at beskrive, om data er GDPR-relaterede? Så man kan søge i metadata efter disse data. Findes der andre interne/eksterne compliance processer, så I bør tage højde for ?

4| Hvem må publicere og dele datamodeller, rapporter og dashboards?

Når man har sagt Power BI-portal, har man også sagt workspaces.

I og med at dashboards og rapporter først skaber værdi når De bliver delt med andre, så overvej hvem, hvor og hvordan disse kan deles. Bruger I eks. Power BI, så lav et eller flere workspaces dedikeret til self-service universet - men overvej dette grundigt, da I kan ende ud med rigtig mange workspaces på jeres Power BI portal såfremt I ikke tænker jer godt om = fuldstændig uoverskueligt.

5| Har I lavet visualiseringstemplates?

Da Excel flød rundt i organisationerne, blev beslutningstagerne gang på gang mødt af uensartede grafer og dertilhørende ikke altid gennemtænkt farvevalg. Send derfor jeres Power BI-brugere på et visualiseringsværktøj – lækkerhed sælger. Og endelig - lav nogle generelle Power BI visualiseringstemplates som per default bruger jeres organisations farver og lav guidelines til, hvornår hvilke grafer bør benyttes. Du kan eventuelt starte her med guiden til god datavisualisering

6| Hvordan undgår I at lave redundant arbejde?

I og med at Power BI-løsninger vil opstå lokalt i jeres organisation, så kan der være en overhængende sandsynlighed for, at jeres kollegaer delvist laver det samme stykke arbejde.

Overvej at benytte jeres task management system til at holde styr på hvilke datamodeller, KPIer, datakilder, m.m. der arbejdes på i de lokale afdelinger. Det øger muligheden for at spotte, om en kollega sidder og arbejder på en tilsvarende Power BI-datamodel et andet sted i forretningen.

7| Hvem sikrer kvaliteten i jeres løsning?

Selvom Power BI udvikles lokalt, så skal gamle dyder omkring pålidelige data, brugervenlighed og performance stadigvæk overholdes.

Før I publicerer eller videredeler jeres modeller, så spørg en kollega, Power BI-superbruger eller lignende, om han/hun ikke vil gennemgå løsningen sammen med jer. Det er bedre at gøre dette før Power BI modellerne og rapporterne flyder rundt i organisationen end bagefter.

8| Hvor skal udviklingsfilerne placeres?

Power BI-udviklingsfilerne bør ligge et centralt sted, fx på jeres fælles OneDrive-drev, som også indeholder versionsstyringsmuligheder. På denne måde undgår I afhængigheder til lokale computere, og samtidig får I et godt overblik over den aktivitet, der foregår i Power BI-miljøet.

9| Hvilke datakilder må I tilgå?

I den traditionelle BI-verden har man i mange år - og gør det stadigvæk - flyttet data fra kildesystemerne til data warehouset for blandt andet at sikre, at kildesystemerne ikke bliver belastet af de mange kuber, rapporter og dashboards, der produceres.

Selvom Power BI kan logge direkte på kildesystemerne, og det derfor er hurtigt at komme i gang, så er det ikke nødvendigvis en fordel for de personer, der bruger kildesystemerne (eks. ERP). Såfremt I logger direkte på ERP-systemets datakilder, skal I sikre jer, at I har lavet en aftale med datakilde-ejerne herom og vær klar over konsekvenserne heraf.

Der findes også et par alternativer, som undgår, at I skader performance på kildesystemerne. Dette kræver dog, at jeres BI- eller it-afdeling kommer på banen, og enten giver jer adgang til tabellerne i data warehouset, eller I får etableret et data lake til formået.

10| Hvem rydder op?

End ikke jeres BI-afdeling rydder op efter sig selv, men det betyder ikke, at I som Power BI-brugere skal gå ned ad samme sti. Lav nogle helt klare aftaler for, hvad og hvornår der skal ryddes op, så jeres Power BI-produktionsmiljø ikke sander til og bliver uigennemskueligt for jeres Power BI-brugere. Det kommer ingen til gode i sidste ende.

Feedback til Sørens 10 tips

Du er altid velkommen til at tage fat i Søren, hvis du har spørgsmål eller kommentarer til blogindlægget. Fang Søren på scsp@inspari.dk / +45 61 95 66 88 og følg ham på LinkedIn – hvis du ikke allerede gør det i forvejen:

Søren på LinkedIn

Relevante links